Prinzipielles zur Auftragserfassung
Die Vorgangslogik:
Die GeSoft Auftragsbearbeitung beginnt immer mit einem „Vorgang“.
Ein „Vorgang“ hat eine laufende Nummer und enthält alle Dokumente eines Vorganges (Im Falle einer
Kundenbestellung enthält der Vorgang z.B. einen Lieferschein und eine Rechnung).
Sie können sich den Vorgang als einen Aktenordner vorstellen auf dessen Rücken steht:
Vorgang Nr. 12345678: Bestellung Gasthaus Muster vom 17.02.2007
Der Inhalt dieses Ordners besteht nun aus den Dokumenten:
Lieferschein Nr.: 4000012 Lieferung vom 17.02.2007
Und der daraus entstandenen Rechnung:
Rechnung Nr.: 30000125 Rechnung vom 19.02.2007 aus Lieferung Nr.: 4000012 vom 17.02.2007
Der Vorgang:
Die Dokumentenstruktur:
Die Auftragsbearbeitung kennt folgende Dokumentenarten.
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Rechnung
- Lieferschein
- Auftragsannahme
Innerhalb der GeSoft Auftragsbearbeitung bleiben sämtliche Dokumente erhalten so werden z.B.
abgerechnete Lieferscheine nicht „umgewandelt“ sondern es wird aus den Lieferscheindaten
eine Rechnung erstellt.
Jedes Dokument kennt verschiedene Stati:
| Status | Symbol |
|---|---|
| Angelegt / Erstellt |  |
| Gedruckt / Verbucht |  |
| Übernommen ( unterstellt Gedruckt / Verbucht ) |  |
Anhand der Stati werden Sie direkt über den Zustand des jeweiligen Vorganges informiert.
So sehen Sie direkt, dass der Vorgang in der Abbildung (unten) einen Lieferschein enthält,
dieser Lieferschein wurde in eine Rechnung übernommen, die Rechnung wurde aber bisher noch nicht gedruckt.
