Zuerst wird der gewünschte Mandant ausgewählt(der rot umrandete Bereich).

Im linken Bereich des Fensters werden Einstellungen für die Vorgangsabwicklung der Warenwirtschaft eingetragen (der rot umrandete Bereich).

Vorgangsnummer :

Wenn in der Warenwirtschaft ein neuer Vorgang angelegt wird, wird eine neue Vorgangsnummer vergeben.

Die Grundeinstellung, also ab welcher Nummer die Vorgangsnummer laufend weitergeführt werden soll, wird hier eingetragen. Das Programm zählt diesen Eintrag für jeden neuen Auftag hoch und speichert diese neue Vorgangsnummer ab.

Stellt man bei der Systemeinführung hier zum Beispiel „1000000“ ein, werden die Vorgangsnummern in diesem Bereich weitergeführt; d.h.: der erste Vorgang in der Warenwirtschaft würde die Nummer „1000001“, der zweite Vorgang die Nummer „1000002“ und so weiter erhalten. Die aktuelle Vorgangsnummer wird jeweils hier abgespeichert.

Es ist klar, dass diese Einstellung für die Warenwirtschaft-Vorgangsnummer nur einmal und zwar bei der Systemeinführung vorgenommen werden sollte, denn eine Änderung dieser Einstellung im laufenden Betrieb kann zu Datenbankschwierigkeiten und damit zu Fehler im Programm führen, weil es bei falscher Einstellung zu Überschneidungen der Vorgangsnummern kommen kann.

Eine saubere und klare Grundeinstellung für alle Nummernbereiche im System ist Basis für eine fehlerfreie Verarbeitung.

Personen-Daten änderbar :

„Personen-Daten“ eines Vorgangs sind die Lieferantennummer und die Adressdaten die im Auftragskopf eingetragen sind.

Hier kann festgelegt werden, bis zu welchem Verarbeitungsstatus diese „Personen-Daten“ eines Vorgangs noch geändert werden dürfen. Drei Einstellungen sind möglich.

„Immer“ : Das heißt, die Lieferantennummer und die Lieferantenadressdaten in den Vorgangskopfdaten dürfen jederzeit geändert werden. Also zum Beispiel auch dann, wenn bereits eine Bestellung oder ein Wareneingang gedruckt wurde.

„Wenn keine gedruckten Dokumente da“ : Das heißt, die Lieferantennnumer und die Lieferantenadressdaten in den Vorgangskopfdaten können nur dann noch geändert werden, wenn noch keine Dokumente im Vorgang sind die bereits gedruckt wurden.

„Wenn keine Dokumente da“ : Das heißt, die Lieferantennummer und die Lieferantenadressdaten in den Vorgangskopfdaten können nur dann noch geändert werden, wenn überhaupt kein Dokument zum Vorgang vorhanden ist.

Es ist klar, dass diese drei Einstellungen den Grad der Sicherheit bestimmen unter der die Vorgänge vom System verwaltet werden sollen.

Eine Einstellung „Immer“ gibt gar keine Sicherheit. Und die Einstellung „Wenn keine Dokumente da“ gibt die höchste Sicherheit.
Die Einstellung „Wenn keine gedruckten Dokkumente da“ ist unbedingt notwendig, wenn Bestandsführung und/oder Buchhaltungsbereiche (Finanzbuchhaltung) über das System abgewickelt werden sollen.

Löschen :

Hier wird festgelegt unter welchen Bedingungen ein bestehender Vorgang gelöscht werden kann.Es gibt vier Einstellungsvarianten:

„Immer“ : Das heißt, der ausgewählte Vorgang kann immer gelöscht werden. Also zum Beispiel auch dann, wenn bereits Wareneingangsdokumente im Vorgang hinterlegt und bearbeitet wurden.

„Wenn keine Fakture-Dokumente da“ : Das heißt, wenn Rechnungseingangsdaten (gedruckt oder nicht gedruckt) kann der Vorgang nicht gelöscht werden. Andere Dokumentarten, wie zum Beispiel Angebote, spielen bei der Entscheidung, ob der Vorgang gelöscht werden darf oder nicht, keine Rolle.

„Wenn keine gedruckten Dokumente da“ : Das heißt, der Vorgang kann nicht mehr gelöscht werden sobald irgendein Vorgangsdokument den Status „gedruckt“ hat.

„Wenn keine Dokumente da“ : Das heißt, der Vorgang kann nur dann gelöscht werden, wenn im Vorgang überhaupt noch keine Dokumente angelegt sind.

Es ist klar, dass diese vier Einstellungen den Grad der Sicherheit bestimmen, unter der die Vorgänge vom System verwaltet werden sollen.

Eine Einstellung „Immer“ gibt gar keine Sicherheit. Und die Einstellung „Wenn keine Dokumente da“ gibt die höchste Sicherheit.
Die Einstellung „Wenn keine gedruckten Dokkumente da“ ist unbedingt notwendig, wenn Bestandsführung und/oder Buchhaltungsbereiche (Finanzbuchhaltung) über das System abgewickelt werden sollen.

Im rechten Bereich des Fensters werden Einstellungen für die Dokumente (Belege) eines Vorgangs der Auftragsbearbeitung eingetragen (der rot umrandete Bereich).

Für jede mögliche Dokumentenart (Anfrage, Bestellung, Wareneingang, Inventur, Etiketten, Eingangsrechnung, Rückgabe und Lagerumbuchung) wird ein eigener Nummernkreis festgelegt. Außerdem wird für jede Dokumentenart festgelegt, bis zu welchem Punkt Positionen geändert bzw. gelöscht werden dürfen.

Es ist klar, dass diese Einstellungen nur für den Administrator zugelassen werden sollten. Die Einstellungen der Nummernkreise sollte auch nur bei der Systemeinführung vorgenommen werden.Eine Änderung der Nummernkreise im laufenden Betrieb kann zu Datenbankschwierigkeiten und damit zu Fehler im Programm führen.

Eine saubere und klare Grundeinstellung für alle Nummernbereiche im System ist Basis für eine fehlerfreie Verarbeitung.

Zunächst wählt man im Fenster die Dokumentenart aus, die man bearbeiten will.

Im Beispiel ist im Auswahlfenster die Dokumentenart „Anfrage“ ausgewählt (blau umrandet). Rechts neben dem Auswahlfenster werden dann die „Anfrage-Einstellungen“ angezeigt (grün umrandet)

Positionen änderbar :

Hier kann festgelegt werden, bis zu welchem Verarbeitungsstatus die „Positionsdaten“ der ausgewählten Dokumentenart noch geändert werden dürfen. Drei Einstellungen sind möglich.

„Immer“ : Das heißt, die Positionen der ausgewählten Dokumentenart dürfen jederzeit geändert werden.

„Wenn nicht in FIBU abgeschlossen“ : Diese Einstellung ist logischerweise nur für „Rechnungseingangsdokumente“ sinnvoll. Diese Einstellung bewirkt, dass die Positionen solange geändert werden dürfen, bis das Dokument in der Finanzbuchhaltung als abgeschlossen gekennzeichnet ist.

Der „Abschlussstatus“ kann entweder durch durch die Journalisierung gesetzt werden oder durch die Übergabe an DATEV.

„Wenn nicht gedruckt“ : Das heißt, die Positionen der ausgewählten Dokumentenart können nicht mehr geändert werden, sobald das Dokument gedruckt ist.

Es ist klar, dass diese drei Einstellungen den Grad der Sicherheit bestimmen unter der die Vorgänge vom System verwaltet werden sollen.

Eine Einstellung „Immer“ gibt gar keine Sicherheit. Und die Einstellung „Wenn nicht gedruckt“ gibt die höchste Sicherheit.

Löschen :

Hier wird festgelegt unter welchen Bedingungen eine Dokumenten-Position gelöscht werden kann.

„Immer“ : Das heißt, Positionen eines Dokumentes können jederzeit gelöscht werden.

„Wenn nicht in FIBU abgeschlossen“ : Diese Einstellung ist logischerweise nur für „Rechnungseingangsdokumente“ sinnvoll. Diese Einstellung bewirkt, dass die Positionen solange gelöscht werden dürfen, bis das Dokument in der Finanzbuchhaltung als abgeschlossen gekennzeichnet ist.

Der „Abschlussstatus“ kann entweder durch durch die Journalisierung gesetzt werden oder durch die Übergabe an DATEV.

„Wenn nicht gedruckt“ : Das heißt, die Positionen der ausgewählten Dokumentenart können nicht mehr gelöscht werden, sobald das Dokument gedruckt ist.

Es ist klar, dass diese drei Einstellungen den Grad der Sicherheit bestimmen unter der die Vorgänge vom System verwaltet werden sollen.

Eine Einstellung „Immer“ gibt gar keine Sicherheit. Und die Einstellung „Wenn nicht gedruckt“ gibt die höchste Sicherheit.